如何定義您的手動流程？

 

對手動流程進(jìn)行分類和優(yōu)先排序的最佳方式？

 

如何確定自動化這些流程的路徑，尤其是電子表格？

 

很有可能，企業(yè)中至少有一項關(guān)鍵任務(wù)流程依賴于電子表格，這是過去的主力。當(dāng)然，電子表格是有其作用的，我們都在使用它。根據(jù)估計，超過1億人在工作中經(jīng)常使用電子表格。電子表格在時間的推移下，已經(jīng)作為重要工具融入了我們的職業(yè)生涯。現(xiàn)實情況是，電子表格并不會很快消失。盡管人工智能（如 ChatGPT）的進(jìn)步，但電子表格仍然是易理解、可操作和交互式的。

 

在2023年，我們不應(yīng)該還在依賴這些電子表格的數(shù)據(jù)來運行我們的業(yè)務(wù)、推動創(chuàng)新，并最終做出決定我們業(yè)務(wù)命運的決策。電子表格具有脆弱、維護(hù)不善、規(guī)模上不必要的復(fù)雜性、不安全、容易出錯、缺乏足夠的版本控制的劣勢。

 

總而言之，電子表格是一個有風(fēng)險的業(yè)務(wù)。

 

你可能會反駁說：“但是他們有金子的細(xì)胞！然而，盡管您的黃金數(shù)據(jù)網(wǎng)格可能很有價值，但如果信息未連接到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，那么這些洞察力也只能是黃鐵礦。電子表格是名副其實的數(shù)據(jù)孤島，數(shù)據(jù)被困在其范圍內(nèi)會給企業(yè)帶來高昂的代價。

 

現(xiàn)在，您可以降低風(fēng)險并從這些文件中提取總價值，為您的企業(yè)服務(wù)。

 

在本系列的第一部分中，我們介紹了流程成熟度階梯：

 

攀登最具挑戰(zhàn)性的階梯是第一步：消除手動流程。

 

手動處理業(yè)務(wù)流程不僅是煩人的，最壞的情況是財務(wù)的噩夢或競爭對手的機會。

 

2022 年，我們調(diào)研了近百家制造、零售行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。超過75%的人承認(rèn)，他們至少有一半的流程是手動的。他們都感嘆想自動化它們，但并沒有推動，或者說難以做到。

 

現(xiàn)在，我們的目標(biāo)是將手動流程轉(zhuǎn)換為自動化流程，前提是新流程比其前身有可衡量的改進(jìn)。同樣重要的是，新流程不會比之前的流程產(chǎn)生更大的風(fēng)險。

 

讓我們深入研究。

 

01 定義手動“流程”

 

也許您將流程、業(yè)務(wù)流程、工作流和算法視為同義詞。雖然它們非常相似，但我們會對它們進(jìn)行一些區(qū)分。

 

有兩種類型的手動過程：模擬和數(shù)字。 兩者都創(chuàng)造了一種慣性，讓不變的公司在現(xiàn)代人工智能驅(qū)動的組織的互聯(lián)和自動化企業(yè)之后無助地?fù)u擺不定。

 

 

手動模擬流程：

 

手動模擬流程將物理對象作為“輸入”并復(fù)制（創(chuàng)建傳真）、存檔（物理存儲）或數(shù)字化（邏輯存儲）。

 

在供應(yīng)鏈中可以找到手動模擬過程的一些最佳示例。手寫發(fā)票、收據(jù)、提單或手寫填寫的模板表格。雖然這些紙質(zhì)文件不像以前那樣普遍，但它們?nèi)匀淮罅看嬖凇Ｊ謩幽M過程效率低下，容易出錯，并增加風(fēng)險，僅舉幾例。

 

有一些選項可以將手動模擬過程中這些笨拙、緩慢的偽數(shù)字化。不幸的是，數(shù)字化既不便宜也不快速。一種方法是手動輸入，另一種是掃描物理文檔并創(chuàng)建數(shù)字圖像，這些類型的處理需要人工參與。

 

下一級數(shù)字化是光學(xué)字符識別 （OCR） 軟件。它將字母圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字文本。最后，當(dāng)前最先進(jìn)的是智能文檔處理（IDP）。

 

OCR 使用機器學(xué)習(xí)來識別圖像中的字符，并使用分類器將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字文本。IDP 使用 OCR 作為其內(nèi)部流程的一部分。根據(jù) IDP 技術(shù)的發(fā)展程度，該解決方案可能會使用現(xiàn)代機器學(xué)習(xí)或基于變壓器的 AI 模型來準(zhǔn)備掃描數(shù)據(jù)的管道，以供數(shù)據(jù)庫、第三方應(yīng)用程序、ERP 或各種企業(yè)信息系統(tǒng)使用。

 

無論手動模擬流程的類型如何，大多數(shù)公司都必須出于審計目的定義、記錄和維護(hù)它們，并在可預(yù)見的未來保留紙質(zhì)文檔原件及其副本（數(shù)據(jù)）。

 

手動數(shù)字流程：

 

與模擬流程不同，手動數(shù)字流程源自軟件。用戶創(chuàng)建的數(shù)據(jù)以及程序員嵌入軟件的元數(shù)據(jù)都是數(shù)字化的。手動數(shù)字流程的典型示例是：電子表格以及CSV文件。 還有很多其他的例子，比如演示軟件、某些桌面軟件等等。但我們主要討論的是電子表格。

 

為什么要定位電子表格？因為如此多的公司在依賴于這些行和列的數(shù)據(jù)的流程上運行一個或多個任務(wù)關(guān)鍵型系統(tǒng)——甚至可能是他們的整個業(yè)務(wù)。如果您的企業(yè)要保持競爭力，就必須停止這種依賴，并不是說停止使用電子表格，而是應(yīng)該盡可能停止在這上面運行業(yè)務(wù)流程。

 

02 流程收集：清點、分類和合理化

 

想要確保業(yè)務(wù)長期發(fā)展嗎？重復(fù)這個口頭禪：AI or Die。另外，停止在電子表格上運行您的業(yè)務(wù)。

 

手動流程會減慢業(yè)務(wù)速度、產(chǎn)生風(fēng)險、引入錯誤并表現(xiàn)出許多其他負(fù)面影響。為了克服這些責(zé)任，現(xiàn)在就開始自動化。如今，運行業(yè)務(wù)的手動流程越多，當(dāng)您的所有競爭對手都使用人工智能時，改變它們的難度就越大——毫無疑問：他們都將使用人工智能。

 

 

 

第一步是清點您的手動流程，以便您可以自動化它們并為它們注入智能。確定您的關(guān)鍵任務(wù)手動數(shù)字流程。這可能是一個繁瑣的過程，但這是必要的。需要向內(nèi)部相關(guān)團(tuán)隊索取每個流程的清單。

 

接下來，在我們的框架中將您的業(yè)務(wù)流程分類并確定其優(yōu)先級到其適當(dāng)?shù)拇鎯ν爸校ㄕ垍㈤喩厦娴牧鞒坛墒於入A梯圖）。將手動過程分為模擬和數(shù)字類別。與分析師合作，使用風(fēng)險、 收入或成本等屬性進(jìn)一步對流程進(jìn)行分類。 此外，應(yīng)用業(yè)務(wù)關(guān)鍵性、任務(wù)關(guān)鍵性、利益干系人一致性和依賴關(guān)系的程度。 對于依賴關(guān)系，請映射有多少其他進(jìn)程依賴于從該進(jìn)程派生的數(shù)據(jù)。

 

最后，合理化流程。重新思考它們，就好像你可以分配新的目標(biāo)一樣。了解您業(yè)務(wù)中運行的每個流程，然后問自己：這個過程對我們來說是好的嗎？ 您可能需要與顧問一起投資。規(guī)劃未來是困難的，而且可能成本高昂。但是，問問你的利益相關(guān)者，風(fēng)險是否值得付出代價。

 

讓我們考慮一些您的企業(yè)可能使用電子表格的流程示例。我們現(xiàn)在將保留這些示例作為簡要描述，但您將如何對這些流程進(jìn)行清點、分類、優(yōu)先排序和合理化？

 

1.預(yù)算和財務(wù)規(guī)劃： 用于創(chuàng)建詳細(xì)的財務(wù)模型、預(yù)測收入和支出、跟蹤預(yù)算績效和生成財務(wù)報告的流程。

 

2.庫存管理：跟蹤庫存數(shù)量，監(jiān)控庫存水平，并生成庫存變動報告。

 

3.銷售預(yù)測：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、趨勢和其他因素幫助預(yù)測未來的銷售和收入。這指導(dǎo)企業(yè)規(guī)劃未來的增長并相應(yīng)地調(diào)整其銷售策略。

 

4.項目管理：跟蹤時間表、預(yù)算和資源。這有助于企業(yè)同時管理多個項目，并確保項目在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成。

 

5.人力資源管理：管理員工數(shù)據(jù)，包括聯(lián)系信息、工資、福利和績效評估。這些信息有助于圍繞晉升、加薪和其他人事事項做出決策。

 

6.客戶關(guān)系管理：管理客戶數(shù)據(jù)，包括聯(lián)系信息、銷售歷史記錄和客戶反饋。這些信息可以幫助企業(yè)改善客戶服務(wù)，識別銷售機會，并生成有關(guān)客戶活動的報告。

 

7.數(shù)據(jù)分析：分析數(shù)據(jù)、生成報告和創(chuàng)建可視化效果。這可以幫助企業(yè)就銷售、營銷和其他業(yè)務(wù)活動做出明智的決策。

 

8.薪資處理： 管理員工工資單數(shù)據(jù)，包括工作時間、扣除額和稅款。此信息可以幫助計算員工薪水并生成有關(guān)工資支出的報告。

 

9.費用管理： 跟蹤業(yè)務(wù)費用，包括差旅費用、辦公用品和設(shè)備采購。此信息可用于監(jiān)視支出、跟蹤預(yù)算和生成有關(guān)支出活動的報告。

 

10.采購和供應(yīng)鏈管理：管理采購和供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商信息、采購訂單和庫存水平。這可以簡化采購流程，優(yōu)化供應(yīng)鏈績效并降低成本。

 

你能想到其他例子嗎？

 

也許這些流程在您的業(yè)務(wù)中都不依賴于電子表格。但是，在您的企業(yè)流程中肯定潛伏著電子表格。找到它們。盤點，將它們分類為手動模擬或數(shù)字，按利益相關(guān)者權(quán)衡它們的優(yōu)先級，弄清楚有多少其他過程依賴于它們，看看它們是否可以轉(zhuǎn)換或合理化。

 

電子表格是薄弱環(huán)節(jié)，隨著 2023 年的進(jìn)展，多模態(tài)生成 AI 應(yīng)該使這個過程更有效率。

 

現(xiàn)在，讓我們將該電子表格轉(zhuǎn)換為應(yīng)用程序。

 

03 從電子表格到數(shù)據(jù)庫

 

 

您的電子表格是一個數(shù)據(jù)存儲。但是，應(yīng)用程序無法以編程方式輕松訪問其中的數(shù)據(jù)。讓我們解決這個問題。

 

第一步是將電子表格放入適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫中。該數(shù)據(jù)庫是關(guān)系數(shù)據(jù)庫、對象數(shù)據(jù)庫、文檔數(shù)據(jù)庫、鍵：值數(shù)據(jù)庫、時間序列數(shù)據(jù)庫還是其他數(shù)據(jù)庫，取決于要存儲的數(shù)據(jù)類型以及其他應(yīng)用程序使用的數(shù)據(jù)類型。

 

要知道的關(guān)鍵是，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)可以更容易地從一個地方流向另一個地方。可以使用企業(yè)數(shù)據(jù)管道自動執(zhí)行數(shù)據(jù)流的過程。

 

將電子表格轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫時需要考慮許多因素，我們將保持簡單，只列出一些潛在的項目：

 

1. 列更換頻率

2. 工作簿或電子表格中的工作表數(shù)量

3. 邏輯是什么（單元格內(nèi)的公式）

4. 邏輯依賴關(guān)系

5. 目標(biāo)基數(shù)度（數(shù)據(jù)庫中的唯一值--性能因素）

 

這是一個簡化的轉(zhuǎn)換。許多因素需要仔細(xì)考慮。簡單來說，轉(zhuǎn)換電子表格中的列標(biāo)題可以一對一映射到關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的表標(biāo)題。無論如何，任何實施都應(yīng)涉及專業(yè)服務(wù)和適當(dāng)?shù)淖稍儭?/p>

 

當(dāng)然，電子表格的復(fù)雜性和對業(yè)務(wù)的相應(yīng)關(guān)鍵程度可能意味著一個冗長的項目。短期內(nèi)的痛苦在長期內(nèi)是值得的。通過將電子表格大修為數(shù)據(jù)庫格式，消除了孤島，隨之而來的自動化可以大大降低手動版本帶來的風(fēng)險。

 

自動化有很多好處。但在自動執(zhí)行任何手動流程之前，您必須了解原樣狀態(tài)，定義所需的未來狀態(tài)并分析差距。例如，如果您的手動流程是多余的，則自動化版本可能會陷入無限循環(huán)，花費時間和金錢，并加劇風(fēng)險。

 

一個合理的流程和從手動到自動化流程（從電子表格到數(shù)據(jù)庫）的深思熟慮的轉(zhuǎn)換是邁向人工智能就緒型企業(yè)的一大步，也是遠(yuǎn)離建立在孤立和風(fēng)險文件上的公司的一大步。

 

然后，您將準(zhǔn)備好將電子表格改造（和其他流程）擴展到其他數(shù)據(jù)服務(wù)中，當(dāng)您從 AI 就緒型企業(yè)爬上到 AI 型企業(yè)的階梯時，這些服務(wù)通過自動化開放。

 

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